ビジネスメールをAIで書く
メールは型が決まっている分、AIが最も得意とする用途のひとつです。宛先・用件・締め切り・文体を渡せば、下書きはすぐにできます。
渡すべき4つの情報
「丁寧なメールを書いて」だけでは、当たり障りのない文章しか出てきません。次を渡してください。
- 相手との関係：社外の取引先、社内の上司、初めての相手
- 用件：何を依頼・報告・謝罪するのか
- 期限と条件：いつまでに、何が必要か
- 文体：「丁寧だが硬すぎない」「簡潔に」
場面別の指示文
催促：「先週お願いした資料がまだ届いていません。相手を責めない書き方で、期限を今週金曜に再設定する依頼メールを書いてください。文体は丁寧で簡潔に。」
断り：「今回は見送る旨を伝えるメールを書いてください。理由は予算です。関係を続けたいので、次の機会につながる一文を最後に入れてください。」
謝罪：「納期が3日遅れる連絡です。言い訳がましくならないように、事実・原因・対策・新しい期日の順で簡潔にまとめてください。」
送る前の確認
固有名詞、日付、金額は必ず自分の目で確認してください。また、社外秘や個人情報を入力しないこと。取引先の名前を伏せ字にしても、下書きの精度はほとんど落ちません。
よくある質問
敬語が過剰になります
「二重敬語を避けて、簡潔に」と指定すると落ち着きます。
自分の書き方に寄せられますか？
過去に自分が書いたメールを2、3通貼って「この文体に合わせて」と指示すると、かなり近づきます。
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